Næstved Motor Klub - Hovedbestyrelsen

Referat fra Hovedbestyrelsesmøde 3/2010

den 18. marts 2010

Mødt:Arne Lodal (AL), Erling Klinke (EK), Finn Rasmussen (FR), Bjarne Christensen (BC), Daniel Nielsen (DN) samt Lene Andersen (LA)

Afbud fra Tom Nielsen (TN)

1. Godkendelse af referat fra sidste møde

Referat fra de 2 sidste møder (1/2010 og 2/2010) samt referat fra den ekstraordinære generalforsamling den. 19. jan. 2010 blev godkendt og underskrevet.

2. Opfølgning på sidste møde

Vedr. opfølgning, se også under de respektive punkter i nærværende referat.

Vedtægter skal lægges på hjemmesiden. LA

Kalender skal hænges op i Cafeteria. LA

Køledisk bestilles til Cafeteria, når kontrakt er underskrevet. AL

Støvlebørster skal bestilles og sættes op. AL

Indkøbt projektor vil til daglig være låst inde i skab under hovedtavle i Cafeteria. Der skal ligge en kalender ved siden af, således at man kan skrive sig på, hvornår projektor skal bruges i cafeteria til møde. I enkelte tilfælde kan den lånes til brug ved møder uden for Cafeteria.

3. Elforbrug og ansvar for lukning m.v.

Der har været et øget elforbrug i 2009 med ekstraregning til følge. Der skal være øget fokus på muligheder for at spare på strømmen. Endvidere skal der på være styr på, hvem der slukker for strøm ved arrangementer på banen og i Cafeteria (lys, radiatorer, baderum m.m.). Check også altid låger, inden banen forlades.

4. Budget 2010

TN havde udfærdiget oplæg til budget.  Efter drøftelse blev der foretaget rettelser i budget. LA retter til og fremsender til endelig godkendelse.  

Det fastholdes, at der skal betales kr. 25.000 fra hver afdeling til NMK den 1. april. 2010.

AL og FR undersøger eventuelle alternativer til dyr løsning ved dør fra Cafeteria til gård.

Det blev vedtaget, at huslejen i stuehuset skal stige kr. 500,- pr. måned. TN udfærdiger brev til lejer.

5. Forretningsorden for NMK.

TN har udfærdiget oplæg til forretningsorden. LA tilføjer procedure for udsendelse og godkendelse af referater fra hovedbestyrelsesmøder. Det skal tilstræbes, at referater kommer hurtigt på hjemmeside.

Revideret forretningsorden fremsendes særskilt til medlemmer af hovedbestyrelse sammen med ”ordensregler” for lån af Cafeteria uden for alm. åbningstid. Regelsæt skal også være anvendeligt ved udlejning. LA udfærdiger regelsæt.

6. Dato for møder med Moutard, Sten Fredsøe og støjmålerundervisning

Dato for møder aftales af AL

7. Dato for møde med Røde Kors

Evt. møde den 20. marts, hvor der er aktivitet på banen.

8. Dankortterminal

Husk ved publikumsløb, at NMK råder over en dankortterminal. Den skal bare være ladet op med strøm inden brug.  

9. Flytning af badevogn samt tank

”Badevogn”, der p.t. står et stykke nede af asfaltvejen kunne med stor fordel flyttes til ny placering bag garagebygning (med toiletter og bad). De enkelte afdelinger ville være fri for at leje badevogn til større arrangementer.

Lørdag den 20. marts kigges på placering. DN forhører sig hos Flemming Bødtcher vedr. flytning og hos Erling Sørensen vedr. pris på installation.

10. Genbrugsasfalt

Gregers har mulighed for billig genbrugsasfalt. BC har fået telefonnr. til Gregers. Gregers har endvidere fundet store fliser til brug som underlag for affaldsstativer. Afhentning / levering aftales.

11. Zulu Djævlerace på Nisseringen

Der vil ikke blive kørt Zulu Race i år, men der bliver arbejdet på, at forhold kan blive i orden til næste år. Der skal endvidere være tilsagn fra hjælpere, der på forhånd kan sige, at de kan komme de aftalte dage.

12. Henvendelse fra Ålestokgården

Ålestokgården i Næstved Kommune arbejder i øjeblikket på et projekt med bygning af folkeracere for deres elever. For at der skal være en ide i at bygge disse biler, skulle de gerne ud at køre under organiserede forhold. Der skal evt. sættes en dag af til dem (måske søges som ekstra dag hos kommunen p.g.a. det specielle formål). BC kontaktes af Ålestokgården. De ”rå” biler kunne leveres af NMKA, der så ville få de færdige Folkeracere, når projektet er slut.  

13. Fællesplakat ved Næstved Station.

Plakatforslag godkendt med få rettelser (enkel plakat, der meget nemt kan tilpasses alle arrangementer).

14. Status for vandingsanlæg

Anders Mikkelsen har kontakt til pumpeleverandør, der evt. kan være med til at designe et vandingssystem til banerne. En vanding med vandingsanlæg op til store løb kunne hjælpe på behovet for vanding under løbene.  Der er intet nyt i sagen.

15. Børneattester til Næstved Kommune

Hver afdeling skal fremsende børneattesterne til kommunen. AL har fremsendt for NMK.  

16. Vinduer i cafeteria   

Dør til gården fra Cafeteria skal skiftes i år. De resterende vinduer afventer, der arbejdes dog videre med indhentning af priser. Alternativt kunne eksisterende vinduer suppleres med forsatsvinduer (hvor vinduer ikke er rådne). Udgift til forsatsvinduer samt dør er sat på budget.

17. Vejskiltning ved publikumsløb

Skal afklares med Næstved Kommunes vejvæsen. AL kontakter og fremkommer med oplæg, der skal følges. Gælder hastighedsanvisninger, parkeringsrestriktioner samt skiltning med motorløb.  

18. Generalforsamling i NIU 22. marts

 AL og EK deltager. 

19. Nordisk Autocamper

Gammel aftale om Autocamperes brug af Nisseringens område skal opdateres. Anvisningen i Autocampernes håndbog om, at Nisseringen må bruges, skal fremover også oplyse om undtagelser ved publikumsløb.

20. Eventuelt

Betjeningsvejledninger og brugsanvisninger på maskiner og udstyr ligger i karlekammeret.

”Nem konto” skal oplyses til kommunen.

Der er trykt fribilletter (årskort) til naboer og lign. Der bliver givet et antal til hver afdeling (til specielle gæster).  

Referent: Lene Andersen